INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679

La presente informativa descrive le modalità con cui ANCEGS – Associazione Nazionale Curatori di Eredità Giacenti, Genealogia e Successioni tratta i dati personali degli utenti che consultano il sito internet dell’Associazione, compilano i moduli presenti sul sito, richiedono informazioni, manifestano interesse per l’adesione all’Associazione, partecipano a eventi, corsi, iniziative formative, attività associative o intendono fruire di servizi, agevolazioni, convenzioni o iniziative promosse anche tramite partner dell’Associazione.

La presente informativa è resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679, del D.Lgs. 196/2003, come modificato dal D.Lgs. 101/2018, e della normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali e comunicazioni elettroniche.

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è:

ANCEGS – Associazione Nazionale Curatori di Eredità Giacenti, Genealogia e Successioni
Sede: Via A. Lamarmora n. 4, 20122 Milano
C.F.: 97984970158
E-mail: info@ancegs.it

Per qualsiasi richiesta relativa al trattamento dei dati personali, all’esercizio dei diritti o alla presente informativa, l’interessato può scrivere all’indirizzo e-mail sopra indicato.

Alla data della presente informativa, l’Associazione non ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati, salvo diverso aggiornamento pubblicato sul sito.

2. Ambito di applicazione dell’informativa

La presente informativa si applica al sito internet dell’Associazione, alle pagine, ai moduli e agli strumenti digitali tramite i quali ANCEGS raccoglie dati personali per finalità informative, associative, formative, organizzative, amministrative e promozionali.

La presente informativa non si applica ai siti, alle piattaforme, alle pagine social, ai moduli o ai servizi di soggetti terzi eventualmente raggiungibili tramite link presenti sul sito. Tali soggetti operano, di regola, quali autonomi titolari del trattamento, secondo le rispettive informative privacy.

3. Categorie di dati personali trattati

ANCEGS può trattare le seguenti categorie di dati personali.

3.1. Dati di navigazione

Durante la consultazione del sito possono essere trattati dati tecnici trasmessi automaticamente dai sistemi informatici e dai protocolli di comunicazione internet, quali, a titolo esemplificativo:

indirizzo IP, data e ora della richiesta, pagina visitata, indirizzo della risorsa richiesta, browser utilizzato, sistema operativo, informazioni tecniche sul dispositivo, dati relativi al normale funzionamento del sito e dati contenuti nei log di sistema.

Tali dati sono trattati per consentire il funzionamento tecnico del sito, garantirne la sicurezza, prevenire abusi, accertare eventuali responsabilità in caso di illeciti informatici e ricavare informazioni statistiche aggregate e non direttamente identificative.

ANCEGS non dichiara di raccogliere il MAC address del dispositivo dell’utente, salvo che ciò sia effettivamente possibile e documentato mediante specifiche tecniche del servizio utilizzato.

3.2. Dati forniti tramite form di contatto, richiesta informazioni o iscrizione

Quando l’utente compila moduli presenti sul sito o invia comunicazioni all’Associazione, possono essere trattati, a seconda del modulo e della richiesta:

nome, cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono, messaggio, professione, Ordine professionale di appartenenza, ente o organizzazione di riferimento, eventuale qualifica, indirizzo PEC, codice fiscale, partita IVA, dati necessari alla gestione dell’iscrizione associativa, dell’evento, del corso o della specifica richiesta formulata.

L’utente è invitato a non inserire nei moduli dati personali non necessari, dati di terzi, dati appartenenti a categorie particolari ai sensi dell’art. 9 GDPR, dati giudiziari ai sensi dell’art. 10 GDPR o informazioni eccedenti rispetto alla richiesta. Qualora tali dati siano volontariamente inseriti dall’utente, ANCEGS li tratterà soltanto nei limiti in cui ciò sia strettamente necessario per gestire la richiesta ricevuta o per adempiere a obblighi di legge; in caso contrario, potrà procedere alla loro cancellazione.

3.3. Dati relativi ad associati, aspiranti associati, partecipanti a eventi e iniziative formative

In caso di richiesta di adesione, iscrizione a eventi, corsi, webinar, convegni, iniziative formative o attività promosse dall’Associazione, ANCEGS può trattare dati ulteriori, tra cui:

dati anagrafici, recapiti, dati professionali, appartenenza a Ordini, Collegi o enti, dati di fatturazione o pagamento, dati relativi alla partecipazione a eventi, attestati, crediti formativi, preferenze organizzative, richieste specifiche e comunicazioni connesse all’attività associativa.

3.4. Dati trattati in relazione a convenzioni, servizi e partner

Quando l’interessato richiede di ricevere informazioni, aderire a convenzioni, accedere a servizi, agevolazioni, iniziative, eventi o contenuti offerti anche tramite partner dell’Associazione, ANCEGS può trattare e, nei casi indicati nella presente informativa, comunicare ai partner dati identificativi, di contatto e professionali strettamente necessari alla gestione della specifica richiesta.

I partner possono comprendere, a titolo esemplificativo e non esaustivo, soggetti quali:

Pacini Giuridica, Giacendo – NetworkLex S.r.l., Coutot-Roehrig Italia, Altalex / Wolters Kluwer, Namirial, ereditagiacente.it, nonché altri partner, sponsor, enti formativi, editori, fornitori di servizi professionali, tecnologici, genealogici, editoriali, informativi o formativi collegati alle finalità associative di ANCEGS.

L’elenco dei partner potrà essere aggiornato nel tempo mediante pubblicazione sul sito o mediante specifica comunicazione resa all’interessato in occasione della singola iniziativa.

4. Finalità e basi giuridiche del trattamento

ANCEGS tratta i dati personali per le seguenti finalità.

4.1. Navigazione e sicurezza del sito

I dati di navigazione sono trattati per consentire il corretto funzionamento del sito, garantire la sicurezza delle infrastrutture, prevenire condotte abusive o illecite e accertare eventuali responsabilità in caso di attacchi informatici o utilizzi impropri.

Base giuridica: legittimo interesse del Titolare alla sicurezza, al funzionamento e alla tutela del sito, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f), GDPR; ove applicabile, obbligo di legge ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c), GDPR.

4.2. Riscontro a richieste di informazioni

I dati forniti tramite form, e-mail o altri canali di contatto sono trattati per rispondere a richieste di informazioni, ricontattare l’interessato, fornire chiarimenti sull’Associazione, sugli eventi, sui corsi, sulle iniziative, sulle convenzioni o sulle attività promosse da ANCEGS.

Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali o contrattuali richieste dall’interessato, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b), GDPR; in alternativa, legittimo interesse del Titolare a gestire le richieste ricevute, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f), GDPR.

4.3. Gestione del rapporto associativo

I dati degli associati o aspiranti associati sono trattati per valutare e gestire la richiesta di adesione, instaurare e amministrare il rapporto associativo, tenere i registri interni, inviare comunicazioni associative, convocazioni, aggiornamenti istituzionali, richieste di pagamento quote, documentazione amministrativa e comunicazioni necessarie alla vita associativa.

Base giuridica: esecuzione del rapporto associativo o di misure precontrattuali richieste dall’interessato, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b), GDPR; obblighi di legge, fiscali, contabili e amministrativi, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c), GDPR; legittimo interesse alla corretta organizzazione dell’Associazione, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f), GDPR.

4.4. Organizzazione di eventi, corsi, webinar e iniziative formative

I dati possono essere trattati per gestire iscrizioni, partecipazioni, comunicazioni organizzative, attestati, elenchi partecipanti, eventuali crediti formativi, pagamenti, fatturazione, accesso a piattaforme online, invio di materiali didattici e gestione amministrativa dell’evento.

Base giuridica: esecuzione del servizio richiesto dall’interessato, art. 6, par. 1, lett. b), GDPR; obblighi di legge, art. 6, par. 1, lett. c), GDPR; legittimo interesse all’organizzazione e documentazione dell’evento, art. 6, par. 1, lett. f), GDPR.

Quando l’evento è organizzato, co-organizzato, patrocinato o gestito insieme a partner, ordini professionali, enti formativi, editori o fornitori, i dati potranno essere comunicati a tali soggetti nella misura strettamente necessaria alla gestione della partecipazione, dell’iscrizione, dei crediti, dei servizi richiesti o degli adempimenti connessi.

4.5. Invio di newsletter e comunicazioni informative

ANCEGS può inviare newsletter, aggiornamenti, notizie, materiali informativi, comunicazioni su attività associative, eventi, corsi, pubblicazioni, iniziative e servizi coerenti con gli scopi associativi.

Base giuridica: consenso dell’interessato, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a), GDPR, quando la comunicazione ha natura promozionale, commerciale o non strettamente necessaria; legittimo interesse o rapporto associativo, nei limiti delle comunicazioni istituzionali strettamente connesse alla qualità di associato o alla specifica iniziativa richiesta.

L’interessato può revocare il consenso o opporsi alla ricezione delle comunicazioni in qualsiasi momento, scrivendo a info@ancegs.it o utilizzando gli strumenti di disiscrizione eventualmente presenti nelle comunicazioni ricevute.

4.6. Comunicazione dei dati ai partner ANCEGS per servizi, convenzioni o iniziative richieste

ANCEGS può comunicare i dati personali a partner, enti convenzionati, sponsor, co-organizzatori, editori, fornitori di servizi professionali, tecnologici, genealogici, formativi, editoriali o informativi quando ciò sia necessario per consentire all’interessato di:

richiedere informazioni su un servizio o una convenzione; iscriversi a un evento organizzato o gestito anche da un partner; ricevere agevolazioni, sconti o condizioni dedicate; accedere a piattaforme, contenuti, servizi o iniziative collegati alle finalità associative; essere ricontattato dal partner in relazione a una specifica richiesta formulata tramite ANCEGS.

In tali casi, la comunicazione riguarda soltanto i dati strettamente necessari, quali nome, cognome, recapiti, qualifica professionale, ente o Ordine di appartenenza, iniziativa di interesse e ulteriori informazioni indispensabili alla gestione della richiesta.

Base giuridica: esecuzione della richiesta dell’interessato o di misure precontrattuali, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b), GDPR; legittimo interesse di ANCEGS e dell’interessato alla corretta gestione dell’iniziativa richiesta, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f), GDPR; ove necessario, consenso dell’interessato, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a), GDPR.

Quando il partner determina autonomamente finalità e mezzi del trattamento, esso opera quale autonomo titolare del trattamento e dovrà fornire all’interessato la propria informativa privacy. Quando, invece, il partner tratta dati per conto di ANCEGS e secondo istruzioni documentate dell’Associazione, esso opera quale responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR. Nei casi di determinazione congiunta di finalità e mezzi, ANCEGS e il partner potranno operare quali contitolari del trattamento ai sensi dell’art. 26 GDPR, secondo specifico accordo.

4.7. Comunicazione dei dati ai partner per finalità promozionali autonome

ANCEGS potrà comunicare i dati personali dell’interessato ai partner affinché questi ultimi possano inviare direttamente proprie comunicazioni promozionali, commerciali, informative o di marketing solo previo consenso specifico, libero, separato, documentato e revocabile.

Tale consenso è facoltativo. Il mancato conferimento non pregiudica la navigazione del sito, la possibilità di contattare ANCEGS, la richiesta di informazioni, l’adesione all’Associazione o la partecipazione alle iniziative per le quali la comunicazione al partner non sia indispensabile.

Base giuridica: consenso dell’interessato, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a), GDPR.

L’interessato potrà revocare il consenso in qualsiasi momento scrivendo a info@ancegs.it. La revoca non pregiudica la liceità dei trattamenti effettuati prima della revoca.

4.8. Adempimenti fiscali, contabili, amministrativi e legali

I dati possono essere trattati per adempiere a obblighi previsti da leggi, regolamenti, normativa fiscale, contabile, amministrativa, civilistica, associativa o da ordini dell’Autorità.

Base giuridica: obbligo di legge, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c), GDPR.

4.9. Accertamento, esercizio o difesa di diritti

I dati possono essere trattati per prevenire abusi, gestire contestazioni, recuperare crediti, tutelare diritti dell’Associazione, dell’interessato o di terzi, nonché per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziale o stragiudiziale.

Base giuridica: legittimo interesse del Titolare, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f), GDPR; ove applicabile, accertamento, esercizio o difesa di un diritto.

5. Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori nei moduli è necessario per gestire la richiesta dell’interessato. Il mancato conferimento impedisce ad ANCEGS di rispondere alla richiesta, completare l’iscrizione, gestire la partecipazione all’evento o fornire il servizio richiesto.

Il conferimento dei dati per finalità promozionali, newsletter non strettamente necessarie o comunicazione ai partner per finalità autonome di marketing è facoltativo. Il mancato consenso non comporta conseguenze negative rispetto ai servizi principali richiesti.

6. Modalità del trattamento

Il trattamento è effettuato con strumenti cartacei, informatici, telematici e organizzativi idonei a garantire sicurezza, riservatezza, integrità, disponibilità e resilienza dei dati personali.

I dati sono trattati da soggetti autorizzati da ANCEGS e istruiti in merito agli obblighi di riservatezza e protezione dei dati personali. L’accesso ai dati è limitato ai soli soggetti che ne abbiano necessità in ragione delle mansioni svolte o dei servizi richiesti.

7. Destinatari dei dati personali

I dati personali possono essere comunicati, nei limiti delle finalità indicate, alle seguenti categorie di destinatari:

soggetti autorizzati interni all’Associazione; consulenti fiscali, contabili, legali e amministrativi; fornitori di servizi informatici, hosting, manutenzione, sicurezza, gestione sito, posta elettronica e archiviazione; fornitori di piattaforme per newsletter, eventi, webinar o formazione; partner, sponsor, enti convenzionati, co-organizzatori, ordini professionali, editori, società di servizi, piattaforme digitali e soggetti collegati alle iniziative richieste dall’interessato; istituti bancari e prestatori di servizi di pagamento; autorità pubbliche, enti, amministrazioni o soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge.

I soggetti che trattano dati per conto di ANCEGS sono nominati responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR. I soggetti che utilizzano i dati per finalità proprie operano quali autonomi titolari del trattamento. In caso di iniziative gestite congiuntamente, potranno essere stipulati accordi di contitolarità ai sensi dell’art. 26 GDPR.

8. Comunicazione ai partner: disciplina specifica

Per assicurare la massima trasparenza, si precisa che i dati personali potranno essere comunicati a partner ANCEGS esclusivamente nei seguenti casi:

1. quando la comunicazione sia necessaria per dare seguito a una richiesta specifica dell’interessato relativa a un servizio, evento, corso, convenzione, agevolazione o iniziativa riconducibile al partner;
2. quando l’interessato abbia richiesto espressamente di essere ricontattato dal partner o di ricevere informazioni relative a servizi o iniziative del partner;
3. quando il partner partecipi all’organizzazione o gestione dell’evento, corso, servizio o iniziativa richiesta;
4. quando la comunicazione sia necessaria per adempiere a obblighi amministrativi, fiscali, formativi, organizzativi o legali connessi all’iniziativa richiesta;
5. quando l’interessato abbia prestato uno specifico consenso alla comunicazione dei propri dati ai partner per finalità promozionali autonome.

In assenza di consenso specifico, i partner non potranno ricevere i dati per proprie finalità promozionali autonome, salvo che ciò sia consentito da altra idonea base giuridica e previa adeguata informativa all’interessato.

9. Diffusione dei dati

I dati personali non saranno diffusi, salvo che ciò sia previsto da legge o sia espressamente richiesto dall’interessato.

L’eventuale pubblicazione sul sito di nominativi, qualifiche, ruoli, delegazioni territoriali, incarichi associativi, relatori, docenti, membri di organi associativi, referenti o collaboratori avverrà soltanto quando sia coerente con la funzione ricoperta, con l’attività associativa o con uno specifico consenso, ove necessario.

10. Trasferimento dei dati fuori dallo Spazio Economico Europeo

I dati personali sono trattati preferibilmente all’interno dello Spazio Economico Europeo.

Qualora, per ragioni tecniche o organizzative, si renda necessario trasferire dati personali verso Paesi non appartenenti allo Spazio Economico Europeo, il trasferimento avverrà soltanto in presenza di una delle condizioni previste dagli artt. 44 e ss. GDPR, tra cui decisione di adeguatezza della Commissione europea, clausole contrattuali standard, misure supplementari ove necessarie o altra garanzia legittima prevista dalla normativa applicabile.

In caso di trasferimenti verso fornitori statunitensi, ANCEGS verificherà, ove applicabile, l’adesione del destinatario all’EU-U.S. Data Privacy Framework o adotterà ulteriori garanzie conformi al GDPR.

11. Periodi di conservazione

I dati personali sono conservati per il tempo strettamente necessario al conseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti, salvo obblighi di legge o esigenze di tutela dei diritti.

In particolare:

Finalità	Periodo di conservazione
Dati di navigazione e log tecnici	di norma fino a 12 mesi, salvo necessità di accertamento di illeciti o tutela dei diritti
Richieste di informazioni tramite form o e-mail	fino a 24 mesi dalla chiusura della richiesta, salvo ulteriore rapporto con l’interessato
Richieste di adesione non perfezionate	fino a 24 mesi, salvo contenzioso o obblighi di legge
Rapporto associativo	per tutta la durata del rapporto e, dopo la cessazione, per il periodo necessario agli obblighi civilistici, fiscali e contabili, di norma 10 anni
Eventi, corsi e iniziative formative	per il tempo necessario alla gestione dell’evento e, per documentazione amministrativa, fiscale o attestativa, fino a 10 anni ove applicabile
Newsletter e comunicazioni promozionali ANCEGS	fino alla revoca del consenso o opposizione; in ogni caso con verifica periodica dell’attualità del consenso
Comunicazione ai partner per marketing autonomo	fino alla revoca del consenso e, comunque, per un periodo massimo ordinario di 24 mesi, salvo rinnovo o diversa necessità documentata
Dati necessari alla tutela di diritti	per il tempo di prescrizione applicabile o per la durata del contenzioso

Decorso il periodo di conservazione, i dati saranno cancellati, anonimizzati o aggregati in forma non più riferibile all’interessato.

12. Cookie e strumenti di tracciamento

Il sito può utilizzare cookie tecnici e strumenti analoghi necessari al funzionamento delle pagine, alla sicurezza, alla gestione della sessione, alla memorizzazione di preferenze tecniche e alla fruizione dei servizi richiesti.

I cookie tecnici non richiedono il consenso dell’utente, fermo restando l’obbligo di fornire adeguata informativa.

Il sito non utilizzerà cookie di profilazione, marketing, remarketing, social tracking o strumenti analoghi non tecnici senza il previo consenso libero, specifico e informato dell’utente, ove richiesto dalla normativa applicabile.

Qualora siano utilizzati strumenti di analytics, essi saranno configurati, ove possibile, in forma aggregata o anonimizzata. Se gli strumenti analytics consentono l’identificazione o tracciamento dell’utente in modo non meramente tecnico, saranno installati solo previo consenso.

L’utente può gestire o disabilitare i cookie anche tramite le impostazioni del browser. La disabilitazione dei cookie tecnici può compromettere il corretto funzionamento del sito.

Prima della pubblicazione definitiva della presente informativa, ANCEGS dovrà verificare con il fornitore tecnico l’elenco effettivo dei cookie e degli strumenti di tracciamento installati, aggiornando, se necessario, la cookie policy e il banner di consenso.

13. Comunicazioni elettroniche e newsletter

Le comunicazioni elettroniche di natura promozionale, commerciale o informativa non strettamente necessaria saranno inviate solo in presenza di idonea base giuridica.

L’iscrizione alla newsletter, ove prevista, richiede consenso specifico. L’interessato può disiscriversi in qualsiasi momento scrivendo a info@ancegs.it o utilizzando l’apposito link di disiscrizione, se presente.

14. Minori

Il sito e i servizi di ANCEGS sono destinati prevalentemente a professionisti, operatori del settore, associati, enti e soggetti interessati alla materia delle curatele, successioni, genealogia e amministrazione dei patrimoni ereditari.

ANCEGS non intende raccogliere dati personali di minori tramite il sito. Qualora dati di minori siano trasmessi spontaneamente, ANCEGS li tratterà solo se necessario e lecito, oppure provvederà alla loro cancellazione.

15. Dati di terzi comunicati dall’utente

Qualora l’utente trasmetta dati personali di terzi, dichiara di avere titolo per comunicarli ad ANCEGS e di avere fornito ai terzi interessati le informazioni necessarie, ove richiesto dalla normativa applicabile.

Resta inteso che ANCEGS tratterà tali dati esclusivamente nei limiti della finalità per cui sono stati trasmessi e potrà richiedere ulteriori chiarimenti o procedere alla cancellazione dei dati non necessari.

16. Processi decisionali automatizzati

ANCEGS non adotta processi decisionali basati unicamente su trattamenti automatizzati, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici sull’interessato o incidano in modo analogo significativamente sulla sua persona.

17. Diritti dell’interessato

L’interessato può esercitare, nei casi e nei limiti previsti dal GDPR, i seguenti diritti:

diritto di accesso ai dati personali; diritto di rettifica; diritto di cancellazione; diritto di limitazione del trattamento; diritto di opposizione; diritto alla portabilità dei dati; diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento; diritto di non essere sottoposto a decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati, ove applicabile.

Le richieste possono essere inviate a:

ANCEGS – Associazione Nazionale Curatori di Eredità Giacenti, Genealogia e Successioni
E-mail: info@ancegs.it

ANCEGS risponderà entro i termini previsti dalla normativa applicabile. Prima di evadere la richiesta, potrà essere necessario verificare l’identità del richiedente.

18. Reclamo all’Autorità di controllo

L’interessato che ritenga che il trattamento dei propri dati personali avvenga in violazione della normativa applicabile ha diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, ai sensi dell’art. 77 GDPR, o di adire l’autorità giudiziaria competente.

19. Aggiornamenti della presente informativa

ANCEGS può modificare o aggiornare la presente informativa per adeguarla a modifiche normative, tecniche, organizzative, associative o relative ai servizi offerti.

La versione aggiornata sarà pubblicata sul sito con indicazione della data di ultimo aggiornamento. Gli interessati sono invitati a consultare periodicamente la presente pagina.